Les notes de frais sont un élément essentiel de toute entreprise, mais les gérez-vous correctement ?
Le fait de ne pas comptabiliser correctement les notes de frais peut entraîner des inefficacités financières, voire des problèmes juridiques potentiels.
Il est essentiel de comprendre l’importance d’un enregistrement précis et du respect des politiques de l’entreprise lorsqu’il s’agit de gérer les notes de frais.
Les notes de frais impliquent le remboursement aux employés des dépenses professionnelles engagées pour le compte de l’entreprise.
Il peut s’agir de frais de déplacement, de repas, d’hébergement et d’autres frais.
Cependant, en l’absence de procédures adéquates, la comptabilisation des notes de frais peut devenir une tâche lourde et sujette aux erreurs.
Une gestion efficace des notes de frais nécessite une approche systématique et une attention particulière aux détails.
Il ne s’agit pas seulement de s’assurer que toutes les dépenses sont correctement remboursées, mais aussi de maintenir la transparence, de prévenir la fraude et de respecter la réglementation fiscale.
Dans cet article, nous examinerons les erreurs les plus courantes commises par les entreprises lors de la comptabilisation des notes de frais et nous fournirons des conseils pratiques sur la manière de les éviter.
En mettant en œuvre des procédures adéquates, vous pouvez rationaliser le processus et garantir l’exactitude des documents financiers, ce qui profitera à la fois à vos employés et à votre organisation dans son ensemble.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est le compte rendu des dépenses professionnelles engagées par un employé dans le cadre de son travail.
Cela peut inclure les frais de déplacement, les repas d’affaires, les frais de logement, les frais de stationnement, les frais de transport, et bien d’autres encore.
La note de frais peut être présentée sous forme papier ou numérique et doit fournir toutes les informations nécessaires pour être éligible au remboursement.
Cela comprend les détails de la dépense, le montant engagé, la date de dépense, le type de frais, ainsi que toute pièce justificative correspondante.
De nos jours, avec les avancées technologiques, de nombreuses solutions ont été développées pour faciliter et automatiser la gestion des notes de frais.
Ces solutions permettent de gagner du temps et de l’argent, en éliminant les tâches manuelles et en réduisant les erreurs humaines.
Il est donc essentiel pour les entreprises d’adopter ces solutions afin de simplifier la gestion des notes de frais et d’optimiser leurs processus comptables.
Quelles méthodes utiliser pour comptabiliser une note de frais ?
La bonne gestion des notes de frais peut faire toute la différence pour votre entreprise.
Alors, quelles méthodes pouvez-vous utiliser pour comptabiliser ces précieuses dépenses professionnelles ?
Voici quelques pistes à explorer.
La méthode la plus traditionnelle est d’utiliser des fiches papier sur lesquelles les employés notent leurs dépenses et les pièces justificatives correspondantes.
Vous pouvez ensuite simplement saisir manuellement ces données dans votre système de comptabilité.
Simple et efficace, si vous aimez les montagnes de papiers.
Si vous êtes un fan de la technologie, vous pouvez opter pour une solution de gestion des notes de frais en ligne.
Ces outils vous permettent de saisir les informations directement sur votre téléphone ou votre ordinateur, et ils s’occupent du reste : calculs automatiques, vérification des dépenses conformes, et même génération de rapports clairs et précis.
La vie est quand même plus belle sans les feuilles volantes, non ?
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, l’important est de bien veiller à ce que les informations fournies soient complètes et correctes.
Vous ne voulez pas passer des heures à démêler les erreurs et les incohérences, n’est-ce pas ?
Alors faites preuve de rigueur et de précision lors de la comptabilisation des notes de frais, et vous verrez à quel point cela peut simplifier votre vie (et celle de votre expert comptable préféré, bien sûr).
La méthode de valeur réelle
La méthode de valeur réelle est une approche directe et précise pour la comptabilisation des notes de frais.
Contrairement aux méthodes forfaitaires qui utilisent des montants prédéterminés, la méthode de valeur réelle se base sur les frais réels engagés par l’employé.
Pour obtenir un remboursement, l’employé doit être en mesure de justifier ses dépenses.
Par exemple, un repas doit être accompagné d’une facture ou d’un ticket d’addition, et un déplacement nécessite la présentation d’une facture de billet de train, d’avion ou d’un titre de transport.
De même, les frais liés au logement doivent être accompagnés d’une facture émise par l’hôtel.
Cette approche garantit une plus grande exactitude dans la comptabilisation des dépenses et évite tout risque de surévaluation des coûts.
Elle permet également de mieux contrôler les dépenses et de s’assurer de la conformité avec les politiques internes de l’entreprise.
La méthode forfaitaire
La méthode forfaitaire est une approche simplifiée de la comptabilisation des notes de frais.
Elle consiste à accorder un montant fixe de dépenses pour certains cas spécifiques, tels que :
- Les dépenses réalisées en télétravail
- Les achats d’appareils de nouvelle technologie à des fins professionnelles
- Les frais de déménagement liés à une mobilité professionnelle géographique
- Les indemnités versées aux salariés sous contrat étranger en mission sur le territoire
- Les notes de frais de repas excessives
L’entreprise détermine ces montants en se basant sur le barème de l’URSSAF et sa politique interne.
Cette approche présente plusieurs avantages.
Elle simplifie la gestion des factures et offre un gain de temps aux équipes comptables.
De plus, elle permet de limiter les risques de surévaluation des coûts et de mieux contrôler les dépenses.
Cependant, il est important pour l’entreprise de pouvoir prouver le caractère professionnel de chaque dépense couverte par l’allocation forfaitaire en fournissant des confirmations de rendez-vous, des notes de frais validées ou des preuves de dépenses.
Il convient de noter qu’il existe une exception à la méthode au forfait pour les gérants minoritaires de SARL et les dirigeants non-salariés, qui ne peuvent pas comptabiliser leurs notes de frais de cette manière.
Par conséquent, il est essentiel de bien se renseigner sur les règles spécifiques applicables à chaque cas.
Fixer un barème en-dessous de celui de l’URSSAF expose l’employeur à des poursuites potentielles de la part des salariés qui se sentent lésés et qui peuvent demander un recours devant le conseil des Prud’hommes.
Il est donc important de respecter les normes en vigueur et de consulter un expert-comptable pour s’assurer de la conformité de la méthode forfaitaire utilisée dans l’entreprise.
Les pièges à éviter
L’application à tort de l’allocation forfaitaire
L’application à tort de l’allocation forfaitaire est un piège courant dans la comptabilisation des notes de frais.
Cette pratique consiste à utiliser l’allocation forfaitaire pour rembourser les frais professionnels sans tenir compte des règles spécifiques au régime des travailleurs non salariés (TNS).
Autrement dit, certains dirigeants qui ne sont pas éligibles à l’allocation forfaitaire continuent de l’utiliser, ce qui peut entraîner des conséquences fiscales désagréables.
Il est important de noter que l’allocation forfaitaire est réservée aux salariés de l’entreprise et sa mise en place doit être déterminée par un accord de branche, une convention collective ou une clause spécifique dans le contrat de travail.
Par conséquent, les dirigeants qui relèvent du régime des TNS, tels que les gérants majoritaires de SARL, les gérants minoritaires de SARL, les présidents directeurs généraux de SA et les dirigeants de SAS, y compris le président, ne peuvent pas bénéficier d’un remboursement forfaitaire de leurs frais.
Il est donc essentiel de bien connaître les règles applicables à chaque type de dirigeant afin d’éviter tout problème avec l’administration fiscale.
Si vous n’êtes pas certain de votre éligibilité à l’allocation forfaitaire, il est conseillé de consulter un expert-comptable qui pourra vous guider dans votre démarche.
L’absence de justificatifs
Les justificatifs de dépenses professionnels sont essentiels lors de la comptabilisation des notes de frais.
En effet, la réglementation est claire : il est obligatoire de fournir des justificatifs pour tout remboursement de dépenses professionnelles.
Ne pas respecter cette obligation peut entraîner des conséquences néfastes pour votre entreprise.
Premièrement, cela peut entraîner un redressement fiscal de l’URSSAF, avec la requalification des frais en avantage en nature.
En conséquence, cela entraîne le versement de cotisations sociales supplémentaires pour l’employeur et le paiement d’impôts sur le revenu sur l’avantage en nature pour le salarié.
De plus, la perte de justificatifs peut bloquer l’enregistrement des notes de frais en comptabilité.
En cas de vérification administrative, si un relevé de dépenses sans factures annexées est découvert, cela remet en cause la crédibilité de toute la comptabilité de l’entreprise.
Il est donc essentiel de conserver les justificatifs de dépenses pendant 10 ans, que ce soit sous forme papier ou numérique.
En cas de perte de justificatifs, il existe plusieurs solutions pour rembourser les salariés tout en respectant la législation.
Il est possible d’obtenir des duplicatas auprès des établissements concernés, d’opter pour le remboursement forfaitaire ou de demander une attestation sur l’honneur de perte de justificatifs au salarié.
Il est donc primordial de ne pas négliger la préservation des justificatifs de dépenses professionnelles afin d’éviter des problèmes avec l’administration fiscale.
Les notes de frais excessives
Les notes de frais excessives peuvent poser de nombreux problèmes pour une entreprise, tant sur le plan fiscal que sur le plan de la crédibilité comptable.
En effet, l’URSSAF est particulièrement vigilante quant aux montants remboursés sur la base des frais réels, considérant les dépenses professionnelles comme une source majeure de fraude.
Pour éviter les notes de frais excessives, il est essentiel de mettre en place des mesures de contrôle et de gestion rigoureuses.
La dématérialisation de la gestion des frais professionnels peut permettre de mieux contrôler et suivre les dépenses des salariés.
En instaurant une politique claire et précise de gestion des dépenses, l’entreprise peut fixer des limites et des critères pour éviter les abus.
Une autre solution consiste à allouer une carte bancaire plafonnée aux salariés qui ont des dépenses à effectuer.
Cette carte permet de limiter les dépenses et de mieux contrôler les notes de frais.
De plus, elle facilite la gestion comptable en regroupant toutes les transactions sur un seul relevé.
Comment enregistrer une note de frais en comptabilité ?
| Numéro de compte | Remboursement de frais : Indemnités kilométriques | Montant |
| 6251 | Indemnités kilométriques du salarié X : 2440 * 0,456 | 1112€ |
| 421 | Indemnités kilométriques du salarié X : 2440 * 0,456 | 1112€ |
Les notes de frais sont des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle, mais comment les enregistrer correctement en comptabilité ?
Voyons cela ensemble !
Tout d’abord, il est important de distinguer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles.
Les dépenses professionnelles, telles que les frais de déplacement, les frais de restauration ou les frais d’hébergement, doivent être enregistrées dans les comptes de charges appropriés.
Pour enregistrer une note de frais, il faut créer une écriture comptable en débitant le compte de charges correspondant à la nature de la dépense.
Par exemple, les frais de transport seront enregistrés dans le compte 6251 “Transports et déplacements”.
Ensuite, il faut créditer le compte fournisseur ou le compte de trésorerie concerné.
Par exemple, si la note de frais concerne des frais de restaurant payés sur place, il faudra créditer le compte bancaire utilisé pour régler l’addition.
Il est également important de mentionner les informations nécessaires à la traçabilité de la dépense, telles que la date, la nature de la dépense, le nom du salarié concerné, etc.
En suivant ces étapes, vous pourrez enregistrer vos notes de frais de manière précise et rigoureuse en comptabilité.
N’hésitez pas à consulter votre expert-comptable pour vous accompagner dans cette démarche et vous assurer une gestion optimale de vos dépenses professionnelles !
Les frais de restaurant
Les frais de restauration engagés font aussi partie des frais de déplacement. Ils se comptabilisent de la manière suivante :
| Numéro de compte | Frais de restaurant | Montant |
| 6256 | Missions | 110€ |
| 44566 | TVA déductible | 11€ |
| 421 | Salariés | 121€ |
Il utilise alors le compte 6256 ou le compte 6257 selon qu’il s’agit d’une mission à l’extérieur ou d’une réception au sein de l’entreprise.
Les frais de logement
Les frais de logement engagés par le salarié dans le cas d’un déplacement demandé par l’employeur se constatent TTC.
Le logement en tant que tel n’entre pas dans le champ d’application de la TVA quelle que soit l’activité de l’entreprise concernée et l’écriture comptable est la suivante :
| Numéro de compte | Frais de logement | Montant |
| 6251 | Voyages et déplacements | 100€ |
| 421 | Salariés | 100€ |
Les cadeaux clients
Pour enregistrer les dépenses liées à l’achat de cadeaux offerts aux prospects ou aux clients dans le cadre de l’activité de votre entreprise, vous pouvez utiliser le compte 6234 “Cadeaux à la clientèle”.
De cette manière, vous pourrez suivre précisément vos dépenses liées à la fidélisation de vos clients.
Lorsque vous effectuez un achat de cadeau, pensez à créditer le compte fournisseur ou le compte de trésorerie concerné.
Par exemple, si vous avez payé les cadeaux avec votre carte bancaire professionnelle, vous devrez créditer le compte bancaire correspondant.
N’oubliez pas de mentionner toutes les informations nécessaires pour une traçabilité optimale, comme la date, le montant de la dépense, le nom du fournisseur et la raison de l’achat.
La comptabilisation de vos cadeaux clients vous permettra non seulement de garder une trace précise de vos dépenses, mais également de bénéficier d’avantages fiscaux.
En effet, dans certains cas, les cadeaux offerts à vos clients peuvent être déduits de votre bénéfice imposable.
il est possible de récupérer la TVA uniquement lorsque le prix d’achat unitaire n’excède pas 73 € TTC par an et par bénéficiaire
Alors n’oubliez pas d’enregistrer vos dépenses de cadeaux clients de manière adéquate afin de suivre vos coûts, de faciliter les vérifications éventuelles et de profiter des avantages fiscaux auxquels vous avez droit.
Les frais de télécommunication
Lorsque vos collaborateurs effectuent des dépenses de télécommunication pour le compte de votre entreprise, il est important de bien les prendre en compte dans votre comptabilité.
Ces frais doivent être enregistrés dans le compte 626, également connu sous le nom de “frais postaux et de télécommunication”.
Ce compte regroupe les frais liés aux appels téléphoniques, aux envois postaux, et à tout autre coût de communication.
Pour assurer une traçabilité et une gestion optimale de ces dépenses, la saisie des notes de frais est une étape incontournable.
En comptabilité, chaque opération doit avoir une double saisie, à savoir un compte débit et un compte crédit.
Ainsi, pour le remboursement des notes de frais liées aux télécommunications, l’opération de débit est enregistrée dans les comptes charges, tandis que l’opération de crédit est enregistrée dans le compte 421, “personnel rémunération due”.
En respectant ces étapes, vous pourrez non seulement maintenir une bonne gestion de vos dépenses, mais également garantir la conformité de votre comptabilité aux normes en vigueur.
Alors n’oubliez pas d’inclure les frais de télécommunication dans vos enregistrements comptables et assurez-vous que vos collaborateurs peuvent fournir toutes les informations nécessaires pour une comptabilisation précise.
Tableau récapitulatif des comptes comptables des notes de frais
| Frais professionnels | Comptes comptables |
| Stationnement / Parking | 6251 Voyages et déplacements |
| Frais de déplacement / Indemnités kilométriques | 6251 Voyages et déplacements |
| Frais de voyage | 6251 Voyages et déplacements |
| Frais de restaurant | 6256 Missions ou 6257 Réceptions |
| Frais d’hébergement | 6256 Missions |
| Invitation client | 6257 Réceptions |
| Cadeaux pour les clients | 6234 Cadeau à la clientèle |
| Fournitures administratives | 6064 Fournitures administratives |
| Frais d’entretien et de petit équipement | 6063 Produits d’entretien et de petit équipement |
Pour assurer une gestion efficace et transparente de vos dépenses, il est primordial de tenir un tableau récapitulatif des comptes comptables des notes de frais.
Ce tableau vous permettra de garder une trace claire de toutes les opérations liées aux dépenses professionnelles.
Chaque note de frais doit être enregistrée avec précision, en indiquant le type de dépense, la date, le montant, ainsi que le compte débit et le compte crédit correspondants.
Grâce à ce tableau récapitulatif, vous pourrez facilement identifier les différentes charges imputées aux frais professionnels, telles que les frais de déplacement, de restauration ou les fournitures administratives.
La TVA sur les frais professionnels est-elle déductible ?
La TVA sur les frais professionnels est-elle déductible ? Bien sûr que oui ! Mais attention, il y a quelques conditions à respecter pour que la déduction puisse être opérée. Voyons cela de plus près.
Premièrement, il est essentiel que les frais professionnels soient bien justifiés et qu’ils entrent dans le champ d’application de la TVA déductible. Pour cela, n’hésitez pas à vous référer aux textes législatifs en vigueur et à consulter votre expert-comptable pour vous assurer de la conformité de vos dépenses.
Deuxièmement, le justificatif des frais doit être annexé à votre note de frais. Cette pièce justificative doit être établie au nom de votre entreprise et comporter certaines mentions obligatoires, comme la raison sociale et l’adresse. Ne négligez pas ces détails, car ils sont cruciaux pour que la déduction soit valide.
Enfin, il convient de souligner que la TVA déductible sur les frais professionnels peut être reportée sur votre déclaration de TVA. Cela peut constituer un avantage non négligeable pour votre entreprise, alors veillez à bien tenir compte de cette possibilité.
